Geplante und tatsächliche Marge stimmen selten überein. So berechnen Sie sie richtig – unter Berücksichtigung von Stunden, Material und versteckten Kosten.
Kurz gesagt
- Der Umsatz zeigt, was Sie einnehmen, nicht, was Sie verdienen.
- Die echte Marge wird auf Basis der Ist-Kosten berechnet, nicht der geschätzten.
- Nicht erfasste Stunden sind die häufigste Ursache für zu hoch angesetzte Margen.
- Wer die Marge während des Projekts prüft, kann rechtzeitig gegensteuern.
Das profitable Projekt, das keines war
Ein Angebot über 40.000 Euro, geschätzte Kosten von 30.000: eine Marge von 25 %. Drei Monate später, nach Abschluss der Arbeit, sehen die Zahlen anders aus. Zusätzliche Stunden für nicht abgerechnete Änderungen, ein Lieferant, der die Preise erhöht hat, zwei zusätzliche Ortstermine. Die echte Marge ist auf 3 % gesunken.
Das passiert sehr vielen KMU, die projektbezogen arbeiten. Das Problem ist nicht die Fehleinschätzung an sich, sondern dass man sie erst bemerkt, wenn sich nichts mehr daran ändern lässt.
Plan-Marge und Ist-Marge
Die Plan-Marge ist die Differenz zwischen dem vereinbarten Preis und den in der Angebotsphase geschätzten Kosten. Die Ist-Marge ist dieselbe Differenz, berechnet auf Basis der tatsächlich angefallenen Kosten.
Die Formel ist einfach: Marge = Erlöse − Kosten. In Prozent: (Erlöse − Kosten) / Erlöse × 100. Die ganze Schwierigkeit liegt darin, die tatsächlichen Kosten zu kennen.
Die drei Bestandteile der tatsächlichen Kosten
Für ein KMU aus dem Dienstleistungs- oder Anlagenbereich setzen sich die Kosten eines Projekts aus drei Komponenten zusammen:
- Personal: die von jedem Mitarbeitenden geleisteten Stunden multipliziert mit seinen Stundenkosten für das Unternehmen (Gehalt, Sozialabgaben, Abfindungsrückstellungen und Nebenkosten, nicht nur der Lohn).
- Material: alles, was aus dem Lager entnommen oder eigens gekauft wird, einschließlich Kleinteilen und Eilkäufen.
- Fremdkosten: Unteraufträge, Beratung, Mieten, Reisekosten.
So berechnen Sie die Stundenkosten eines Mitarbeitenden
Ein häufiger Fehler ist, den Stundenlohn laut Gehaltsabrechnung anzusetzen. Die jährlichen Kosten für das Unternehmen müssen durch die tatsächlich verfügbaren Arbeitsstunden geteilt werden (abzüglich Urlaub, Freistellungen und Weiterbildung). Ein Techniker, der 42.000 Euro im Jahr kostet und 1.650 produktive Stunden arbeitet, kostet etwa 25,50 Euro pro Stunde, nicht 15.
Wird derselbe Mitarbeitende bei verschiedenen Kunden zu unterschiedlichen Stundensätzen abgerechnet, bleiben seine Kosten gleich: Es ändert sich nur der Erlös und damit die Marge des jeweiligen Projekts.
Warum nicht erfasste Stunden alles verfälschen
Werden die Stunden am Monatsende aus dem Gedächtnis eingetragen, geht ein Teil verloren oder landet auf dem falschen Projekt. Das Ergebnis: Ein Projekt wirkt profitabel, ein anderes defizitär – während die Realität ganz anders aussieht.
Die Stunden täglich zu erfassen, auch per Smartphone, ist der einfachste Weg zu verlässlichen Margen.
Die Marge prüfen, solange das Projekt läuft
Die endgültige Marge dient dem Lernen, die laufende Marge der Entscheidung. Wenn Sie angefallene Kosten und Arbeitsfortschritt vergleichen, erkennen Sie frühzeitig, ob das Projekt das Budget zu überschreiten droht, und können eingreifen: eine Änderung nachverhandeln, Ressourcen umverteilen, Einkäufe überprüfen.
So geht es mit Commesse.Cloud
In Commesse.Cloud hinterlegen Sie die Stundenkosten jedes Mitarbeitenden und seinen Stundensatz je Projekt. Die vom Team erfassten Stunden und Materialien aktualisieren sofort Kosten, Erlöse und Ist-Marge, und die Abweichungen gegenüber dem Budget sind im Projektdatensatz sichtbar.
Berechnen Sie die echte Marge Ihrer Projekte
Erstellen Sie kostenlos den Arbeitsbereich Ihres Unternehmens: in einer Minute aktiviert, keine Kreditkarte nötig.
Kostenlos starten