Acquisti spot e materiali fuori catalogo: come non perdere l'utile

Il buco nero dei costi

Un sacchetto di tasselli, un adattatore comprato al volo, un noleggio di due giorni, il materiale preso dal magazzino «perché tanto avanzava». Singolarmente sono cifre piccole, ma su una commessa di qualche mese possono valere diversi punti di margine.

Il problema è che questi costi spesso non vengono attribuiti a nessuna commessa, oppure vengono scoperti solo quando arriva la fattura del fornitore.

Perché sfuggono

• Vengono acquistati in urgenza da chi è in cantiere, non dall'ufficio acquisti.
• Lo scontrino si perde o arriva settimane dopo.
• Il materiale preso dal magazzino non viene registrato.
• L'articolo non è a catalogo e registrarlo sembra complicato.

La regola d'oro: registrare subito

Ogni prelievo o acquisto va registrato sulla commessa il giorno stesso, da chi lo fa. Bastano pochi dati: cosa, quanto, a che costo, per quale commessa. Il prezzo esatto si può correggere quando arriva la fattura, ma intanto il costo è visibile.

Catalogo articoli: il giusto equilibrio

Un catalogo con i materiali di uso più frequente, ciascuno con unità di misura e costo standard, rende la registrazione rapidissima e i costi uniformi. Non serve però catalogare tutto: per gli acquisti occasionali deve essere possibile inserire un articolo libero, descrivendolo al momento.

Leggere i numeri

Con tutti i materiali registrati puoi confrontare il consumo reale con quanto previsto nel preventivo, per commessa e per attività. Se un tipo di lavoro consuma sistematicamente più materiale del previsto, è il momento di rivedere le stime dei prossimi preventivi.

Come si fa con Commesse.Cloud

Commesse.Cloud ha un'anagrafica materiali con costi standard e una ricerca rapida per codice, descrizione o fornitore. Per gli acquisti occasionali basta attivare «Articolo libero». Ogni registrazione aggiorna subito i costi della commessa e lo scostamento dal budget.