Studi tecnici e software house: come tenere sotto controllo il carico del team

Una sfida diversa dai cantieri

Negli studi di ingegneria e architettura, nelle software house e nelle agenzie, i materiali pesano poco: il vero costo è il tempo delle persone. Le stesse risorse lavorano su più progetti contemporaneamente e spostano continuamente il proprio impegno da un cliente all'altro.

Il problema della saturazione

Se alcune persone sono sovraccariche e altre hanno tempo libero, i progetti ritardano, la qualità cala e aumentano gli straordinari. Senza dati, ci si accorge del problema solo quando una scadenza salta.

Le ore registrate per commessa e attività danno una fotografia chiara di dove va il tempo di ciascuno.

Pianificare il carico

• Scomponi ogni progetto in attività con ore stimate e date.
• Assegna ogni attività a un responsabile.
• Confronta periodicamente le ore pianificate con quelle disponibili.
• Usa il Gantt per vedere sovrapposizioni tra progetti diversi.

Ruoli diversi per progetti diversi

Nello stesso studio una persona può essere project manager di un progetto, collaboratore su un altro e semplice osservatore su un terzo. Gestire i permessi per progetto, invece che per persona, evita che tutti vedano tutto e rende chiaro chi decide su cosa.

Leggere la redditività

Con ore, costi orari e tariffe registrati puoi rispondere a domande preziose: quali clienti sono più redditizi? Quali tipi di progetto vengono sistematicamente sottostimati? Le attività non fatturabili quanto pesano? Le risposte guidano preventivi e scelte commerciali.

Dalla trattativa al progetto

Nei servizi la pianificazione inizia prima del contratto. Tenere traccia delle opportunità commerciali e del loro valore aiuta a prevedere il carico dei mesi successivi e a decidere se assumere o rinviare un progetto.

Come si fa con Commesse.Cloud

Commesse.Cloud assegna i collaboratori a ciascuna commessa con un ruolo specifico (project manager, collaboratore, sola lettura), raccoglie le ore anche da smartphone e calcola costi, ricavi e margini. Le opportunità vinte si trasformano in commesse con un clic.